Почему решили сотрудничать с клиентами через ЭДО? Что повлияло на активный переход? Как специалисты отдела работали с клиентами в период подключения и как расширили возможности ЭДО? Об этом рассказали Александр Борисов, управляющий по операционной деятельности отдела оптовых продаж, Ольга Русакова, специалист по работе с сайтом и ЭДО, и Елена Смирнова, специалист по ЭДО.

Александр Борисов, Елена Смирнова, Ольга Русакова

С чего все начиналось

Использовать электронный документооборот с контрагентами начали в 2015-2016 годах. В тот период был всего один клиент, с которым вели обмен документами в электронном виде. Это федеральная сеть «Бристоль».

Несмотря на это, преимущества инструмента были очевидны. Электронный документооборот:

·         увеличивает скорость подписания документов,

·         облегчает сдачу налоговой отчетности как клиенту, так и компании,

·         сокращает издержки на бумагу, краску для принтера, доставку документов.

«При бумажном обмене документами подписание накладной или договора занимало до 45 дней. Документы отправляли по почте, ждали 2-3 недели, – описал сложности работы Александр Борисов. – Если были корректировки, то подписание затягивалось, незакрытые документы копились. С вологодскими клиентами решали вопросы быстро. Но если покупатель был, например, из Архангельской области, куда поставки отправляли пару раз в месяц, ждать приходилось до 3 месяцев.

Скачок от 6% подключений к 31%

В 2019 году решили, что для экономии ресурсов и оптимизации процессов пришло время подключать оптовых клиентов к ЭДО. В первую очередь выделили тех, кому выписывали много накладных. Крупные клиенты с количеством накладных более 100 в месяц охотно отказывались от бумажного оборота. А вот небольшие предприниматели не видели необходимости переходить на электронный документооборот. Для них ЭДО казался дополнительной сложностью. К середине 2021 года удалось подключить 6% клиентов.

Все изменилось во второй половине года, когда государство ввело маркировку товаров в системе прослеживания «Честный знак». Сначала это была молочная продукция, затем вода. Теперь, чтобы покупать маркированную продукцию, продавать ее и вовремя передавать информацию об учете в «Честный знак», клиентам потребовался электронный документооборот. Это послужило импульсом для масштабного подключения к ЭДО.

Перед компанией как поставщиком встала задача помочь покупателям освоиться в ЭДО. Разработали специальное дополнительное соглашение. Специалисты отдела пошагово объясняли, какого оператора ЭДО выбрать, как работать в личном кабинете, как подписывать накладные, вносить корректировки. Это кропотливая работа – по телефону, по скринам в мессенджере помогать покупателям разбираться в сервисе. В итоге к концу 2021 года подключили и обучили 31% контрагентов. Подключение продолжали, улучшали возможности, и теперь сервисом пользуются 86% клиентов. 

Расширенные возможности работы в ЭДО за 5 лет

В течение 5 лет специалисты отдела оптовых продаж постоянно внедряют доработки, чтобы оптимизировать процессы под запросы клиента и государственные обновления. За техническую сторону отвечает Ольга Русакова.

«Мы связали наши внутренние процессы – от выписки накладной, возможной корректировки до перевода документа в архив, – рассказала Ольга. – Программа отслеживает, есть ли у клиента разрешение принимать маркированные товары, зарегистрирован ли он в «Честном знаке». В зависимости от этого она разрешает или нет добавлять товары в накладную.

Раньше претензионный отдел корректировал документы в нашей торговой системе, и с ЭДО это было не синхронизировано. Сейчас невозможно откорректировать накладную, если клиент не аннулировал первоначальный вариант. В результате у нас нет дублирования документов с разными суммами – это важно для бухгалтерской отчетности. Мы добились прозрачности – и клиент, и мы предоставляем в налоговую одинаковые документы».

Коммуникационную часть курирует Елена Смирнова, специалист по электронному документообороту. Ее проекты помогают клиентам и специалистам своевременно обрабатывать документы в ЭДО.

«Для сотрудников настроили информирование о действиях клиента с документами в ЭДО. Если клиент отклонил документ, закрепленному за ним специалисту приходит оповещение, с какой ситуацией нужно разобраться, чтобы ускорить подписание», – поделилась Елена.

В 2022-2023 году стало возможным электронное подписание актов сверки, доверенности на получение товара. Это удобно для предпринимателей из других городов. Например, клиент, будучи в Москве, оформляет доверенность в электронном виде на водителя из Вологды.

В прошлом году настроили подписание договора в электронном виде. Раньше клиенты из Архангельска, Сыктывкара, Москвы отправляли документы Почтой России. Доставка шла не менее 2 недель, письмо могло потеряться, отправляли повторный запрос. В результате подписание затягивалось на месяц-два. Теперь договоры с клиентами подписывают в течение дня, а на следующий день проходит оплата и отгрузка товара.

Результаты масштабного подключения клиентов к ЭДО

Сегодня почти 90% клиентов отдела оптовых продаж пользуются электронным документооборотом. Частично остались клиенты с обменом бумажным, потому что у них мало поставщиков и документов. К тому же это покупатели узко специализированного ассортимента, который не отслеживается в «Честном знаке». Например, кондитерские изделия.

ЭДО облегчил работу специалистов по работе с клиентами. Для клиентов сервис улучшился в разы. Работа с документами стала более прозрачной: они обрабатываются быстро, их потери исключены, снизились налоговые риски.