Обратиться по рабочему вопросу, предложить идею улучшения – все это невозможно без открытого диалога сотрудника и руководителя. Чтобы сделать коммуникацию удобной, начальник терминала Роман Ривкер создал платформу быстрого взаимодействия с сотрудниками. Он рассказал, как платформа помогает персоналу чувствовать себя в коллективе комфортно и работать эффективно.

Федеральный опыт коммуникаций с персоналом

– За время работы в «Макси» я побывал в распределительных центрах Москвы, Ярославля, Краснодарского края. Обычно это огромнейший оснащенный склад 35 – 40 тысяч кв. метров под одной крышей. Как правило, там один руководитель, строгая, годами выстроенная система работы по всем городам, в которых представлены компании.

Оценивая масштабы федеральных центров, я обратил внимание на некоторые нюансы в работе с персоналом. В большом складском комплексе, скорее всего, рядового сотрудника не будут знать в лицо, там сложно создать максимально сплоченный трудовой коллектив.

Наш распределительный центр (далее РЦ) выглядит иначе: несколько зданий-терминалов для разных видов товаров с индивидуальными температурными режимами и системами учета товара. У каждого терминала свой начальник и команда сотрудников, где все друг друга знают.

У нас можно проявить себя, предложить улучшения и при этом быть услышанным. Мы постоянно развиваем персонал, создаем гибкие системы мотивации и условия для формирования стабильного дохода.

Собственное решение

– Для коммуникации с сотрудниками мы искали удобный канал, который бы отвечал их ожиданиям и соответствовал трендам общения молодого поколения. Изначально у нас был ящик и бланки для сбора предложений и инициатив. Если сотруднику пришла идея или нужно помочь – он отправлял письмо в ящик. Я и старший смены разбирали записи, общались с сотрудниками, рассматривали и реализовывали предложения.

Сейчас количество сотрудников терминала выросло. Появились часто повторяющиеся запросы об обучении, расписании автобуса, графиках работы и отпусков. В итоге бумажный вариант стал неэффективным.

В прошлом году я создал чат-бот. Это современная площадка, которая доступна в любое время с телефона даже сотрудникам аутсорсинга. В чат-боте мы консолидировали частые запросы и вложили готовые ответы – теперь мы не отвечаем вручную на одни и те же вопросы.

Сюда же поместили всю необходимую информацию: расписание служебного автобуса, графики отпусков, уборки, как заказать справку 2НДФЛ и т.п.

Самое крутое – электронное обучение как для штатного, так и для сотрудника аутсорсинговой компании. Новый сотрудник может пройти обучение прямо с телефона. Если он захочет повторить дома, то тоже найдет все с помощью чат-бота.

Здесь же есть раздел «Хочу развиваться в компании». Возможно, сотрудник стесняется подойти к руководителю с этим вопросом, мы такую заявку увидим и обязательно обсудим возможности роста в компании.

Запустить чат-бот легко – нужно просто перейти по QR-коду, который мы разместили в разных местах терминала.

Работа с идеями и предложениями

– Письменные обращения из ящика преобразовались в кнопку «Жалобы и предложения». Она переводит сотрудника в Яндекс форму, где он может оставить предложения. Каждое мы видим, разбираем и находим решения.

Так мы получили обращение, что неудобна женская раздевалка, расположенная в другом здании. В ходе общения выяснили, что больше не устраивал внешний вид помещения. Мы сделали ремонт, обновили шкафчики, скамейки, и перенос раздевалки на пятый терминал оказался не так важен.